Ngành Quản Trị Quy Trình Kinh Doanh Là Gì? Mặt Trái Bạn Nên Biết

Bạn đã từng nghe về quản trị quy trình kinh doanh và những lời hứa hẹn về hiệu quả vượt trội, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng năng suất và nâng cao sự hài lòng của khách hàng? Giữa bối cảnh cạnh tranh khốc liệt và yêu cầu chuyển đổi số ngày càng cấp bách, BPM nổi lên như một giải pháp “thần kỳ” được nhiều doanh nghiệp săn đón. Nhưng liệu BPM có thực sự là “thuốc tiên” cho mọi doanh nghiệp, hay còn có những “mặt trái” mà bạn cần biết trước khi quyết định đầu tư?

I. Giải Mã Quản Trị Quy Trình Kinh Doanh – Bản Chất Là Gì?

1. Định Nghĩa & Các Thành Phần Chính

Quản trị quy trình kinh doanh (BPM) là một phương pháp tiếp cận có hệ thống để quản lý và cải tiến các quy trình kinh doanh của một tổ chức. Thay vì tập trung vào các chức năng riêng lẻ, BPM tập trung vào các quy trình – chuỗi các hoạt động liên kết với nhau để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng.

Các thành phần chính của quản trị quy trình kinh doanh bao gồm:

• Mô hình hóa quy trình (Process Modeling): Tạo ra một bản đồ trực quan về cách các quy trình hoạt động, sử dụng các ký hiệu và tiêu chuẩn như BPMN (Business Process Model and Notation).
• Đo lường và phân tích quy trình (Process Measurement and Analysis): Theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) để đánh giá hiệu quả của quy trình và xác định các điểm cần cải thiện.

2. Phân Biệt BPM Với Các Khái Niệm Liên Quan

Tái cấu trúc quy trình kinh doanh (BPR): BPR là một cách tiếp cận triệt để hơn so với BPM, liên quan đến việc thiết kế lại hoàn toàn các quy trình kinh doanh để đạt được những cải thiện đáng kể về hiệu suất. Trong khi BPM tập trung vào việc cải tiến liên tục, BPR thường được thực hiện một lần và có thể gây ra những xáo trộn lớn trong tổ chức.

Quản lý chất lượng (Quality Management): Quản lý chất lượng tập trung vào việc đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng nhất định. BPM có thể hỗ trợ quản lý chất lượng bằng cách giúp doanh nghiệp kiểm soát và cải tiến các quy trình tạo ra sản phẩm và dịch vụ.

II. Mặt Trái Của Quản Trị Quy Trình Kinh Doanh – Những Thách Thức Cần Biết

1. Chi Phí Triển Khai & Duy Trì

Triển khai quản trị quy trình kinh doanh không hề rẻ. Doanh nghiệp cần phải đầu tư vào phần mềm, tư vấn, đào tạo và nhân sự. Chi phí phần mềm có thể dao động từ vài nghìn đến hàng trăm nghìn đô la, tùy thuộc vào quy mô và tính năng của phần mềm. Chi phí tư vấn có thể chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí, đặc biệt nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm triển khai BPM. Chi phí đào tạo cũng cần được tính đến, vì nhân viên cần được đào tạo về các công cụ và phương pháp BPM.

2. Sự Phức Tạp & Khả Năng Thất Bại

Việc triển khai quản trị quy trình kinh doanh có thể trở nên phức tạp và dễ thất bại nếu không có kế hoạch và sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Có rất nhiều yếu tố có thể ảnh hưởng đến sự thành công của dự án, bao gồm:

• Không xác định rõ mục tiêu: Nếu doanh nghiệp không xác định rõ mục tiêu của dự án, sẽ rất khó để đánh giá hiệu quả và điều chỉnh kế hoạch.
• Không đào tạo đầy đủ cho nhân viên: Nếu nhân viên không được đào tạo đầy đủ về các công cụ và phương pháp BPM, sẽ không thể sử dụng phần mềm hiệu quả và quy trình sẽ không được cải thiện.

3. Kháng Cự Từ Nhân Viên

Nhân viên có thể kháng cự lại việc thay đổi quy trình làm việc vì nhiều lý do. Họ có thể cảm thấy không thoải mái với những thay đổi, lo sợ mất việc làm, hoặc không tin vào hiệu quả của BPM. Để vượt qua sự kháng cự này, doanh nghiệp cần:

• Giao tiếp rõ ràng: Giải thích cho nhân viên về lợi ích của BPM và cách nó sẽ cải thiện công việc của họ.
• Đào tạo đầy đủ: Đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo đầy đủ về các công cụ và phương pháp BPM.
• Khuyến khích sự tham gia của nhân viên: Cho phép nhân viên tham gia vào quá trình thiết kế và cải tiến quy trình, để họ cảm thấy mình là một phần của dự án.

III. Cơ Hội Nghề Nghiệp Trong Ngành Quản Trị Quy Trình Kinh Doanh

1. Các Vị Trí Công Việc Tiềm Năng

Ngành quản trị quy trình kinh doanh đang phát triển nhanh chóng, tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho những người có kỹ năng và kiến thức về BPM. Một số vị trí công việc tiềm năng bao gồm:

• Chuyên viên phân tích quy trình: Phân tích và mô hình hóa các quy trình kinh doanh, xác định các điểm cần cải thiện.
• Chuyên viên tư vấn BPM: Tư vấn cho các doanh nghiệp về cách triển khai và sử dụng BPM.
• Chuyên viên tự động hóa quy trình: Thiết kế và triển khai các giải pháp tự động hóa quy trình.

2. Kỹ Năng & Yêu Cầu

Để làm việc trong ngành quản trị quy trình kinh doanh, bạn cần có:

• Kỹ năng chuyên môn: Kiến thức về BPM, kỹ năng phân tích, mô hình hóa quy trình, kỹ năng sử dụng phần mềm BPM.
• Kỹ năng mềm: Kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, giải quyết vấn đề, tư duy phản biện.

Xem thêm>>> Quản Trị Kinh Doanh Khách Sạn Là Gì? Ra Trường Làm Gì?

IV. Phần Mềm Quản Trị Quy Trình Kinh Doanh – Lựa Chọn Nào Phù Hợp?

1. Các Loại Phần Mềm BPM Phổ Biến

Có rất nhiều loại phần mềm quản trị quy trình kinh doanh trên thị trường, mỗi loại có những ưu điểm và nhược điểm riêng. Một số loại phần mềm phổ biến bao gồm:

• Cloud-based BPM: Phần mềm được lưu trữ trên đám mây, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập và sử dụng từ bất kỳ đâu.
• On-premise BPM: Phần mềm được cài đặt trên máy chủ của doanh nghiệp, mang lại sự kiểm soát cao hơn về dữ liệu và bảo mật.
• Low-code BPM: Phần mềm cho phép người dùng tạo ra các ứng dụng và quy trình tự động hóa mà không cần phải viết code.

2. Tiêu Chí Lựa Chọn Phần Mềm BPM

Khi lựa chọn phần mềm quản trị quy trình kinh doanh, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí sau. Phù hợp với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp, dễ sử dụng, khả năng tích hợp với các hệ thống khác, chi phí hợp lý.

Xem thêm>>> Học Quản Trị Kinh Doanh Hàng Không Ra Làm Gì? Cơ Hội Nghề Nghiệp Cao Không?

V. Giải Đáp Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Quản Trị Quy Trình Kinh Doanh

1. Quản trị quy trình kinh doanh có phù hợp với doanh nghiệp nhỏ không?

Quản trị quy trình kinh doanh (BPM) hoàn toàn có thể phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, nhưng cách tiếp cận cần điều chỉnh cho phù hợp với quy mô và nguồn lực hạn chế. Thay vì triển khai một hệ thống BPM phức tạp, doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu bằng cách tập trung vào việc cải tiến một hoặc hai quy trình quan trọng nhất. 

2. Mất bao lâu để triển khai BPM thành công?

Thời gian triển khai BPM thành công phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm quy mô và độ phức tạp của quy trình, mức độ sẵn sàng của tổ chức, và nguồn lực có sẵn. Một dự án nhỏ có thể mất vài tuần hoặc vài tháng, trong khi một dự án lớn có thể mất đến một năm hoặc hơn. 

Xem thêm>>> Quản Trị Truyền Thông Marketing Tích Hợp Là Gì? Tìm Hiểu Từ A-Z

VI. Tổng Kết

Quản trị quy trình kinh doanh là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và thích ứng với những thay đổi của thị trường. Tuy nhiên, BPM không phải là “cây đũa thần” và việc triển khai BPM đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian, tiền bạc và nguồn lực. Nếu không có kế hoạch và sự chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể gặp phải những thất bại không đáng có.

Hy vọng bài viết này REGA sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về và áp dụng nó vào doanh nghiệp của quản trị kinh doanh khách sạn mình một cách hiệu quả.

Nguyễn Thị Ngọc Hà

Tôi tin rằng một không gian nội thất đẹp sẽ không chỉ nâng tầm giá trị sống mà còn phản ánh đúng phong cách và cá tính của gia chủ.